Los contadores de empresa

En Quásar tenemos dos formas de identificar de forma única a los registros de información de la base de datos, donde se almacena toda la información de la aplicación usada. Una de estas formas son los secuenciadores o identificadores secuenciales, que son gestionados por el gestor de la base de datos y de los que seguidamente haremos un resumen. El otro tipo son secuenciadores gestionados por Quásar y que se pueden configurar de manera muy flexible por parte del administrador de la aplicación; a estos últimos los llamamos contadores y los desarrollaremos después del bloque de información de los identificadores secuenciales.

Los identificadores secuenciales no suelen estar visibles en las ventanas que muestran información al usuario, sólo en contadas excepciones. En cambio, los contadores si son elementos visibles en las ventanas, aunque son generados y mantenidos por Quásar, sin intervención alguna de los usuarios.

En Quásar, la gestión de registros de información en la base de datos se realiza mediante dos mecanismos principales que permiten identificar de forma única cada registro. Estos mecanismos garantizan la integridad y la organización de los datos que utiliza la aplicación. Por un lado, contamos con los identificadores secuenciales automáticos, que son gestionados directamente por el gestor de la base de datos y cuya función desarrollaremos en detalle a continuación. Por otro lado, existen los contadores, un tipo de secuenciador gestionado por Quásar, que ofrece una configuración flexible y adaptable, administrada por el propio administrador de la aplicación. Explicaremos en profundidad el uso y las características de los contadores tras la sección dedicada a los identificadores secuenciales.

Los identificadores secuenciales son generados de manera automática por la base de datos y tienen un papel crucial en la identificación interna y en la gestión de la información, asegurando que cada registro cuente con un valor único. Estos identificadores, sin embargo, no suelen ser visibles en las ventanas de la aplicación que muestran datos al usuario, ya que su propósito principal es la gestión y el control interno de los registros. Sólo en casos muy específicos y controlados se muestran al usuario estos identificadores.

Por otro lado, los contadores son un tipo de secuenciador diseñado y gestionado directamente por Quásar, sin intervención del usuario. Estos elementos sí son visibles en las ventanas de la aplicación y cumplen un papel importante en la identificación de ciertos registros de forma que el usuario pueda verlos y comprenderlos fácilmente. A diferencia de los identificadores secuenciales de la base de datos, los contadores son más flexibles y configurables, permitiendo al administrador de la aplicación personalizar cómo se generan y se presentan. Un ejemplo de estos contadores son los identificadores de facturas, dentro de diferentes series de factuación.

Ambos mecanismos, los identificadores secuenciales automáticos y los contadores gestionados por Quásar, desempeñan un papel vital en la correcta organización y operatividad de la aplicación. Mientras que los identificadores secuenciales aseguran la unicidad de los registros desde el nivel de la base de datos, los contadores ofrecen una forma más visible y comprensible de referenciar los registros en la interfaz del usuario.

A continuación, exploraremos más a fondo el funcionamiento de los identificadores secuenciales automáticos, y posteriormente detallaremos cómo los contadores de Quásar permiten una gestión adaptable y eficiente.

Los identificadores secuenciales automáticos, también conocidos como campos de clave primaria autoincrementales, son un mecanismo esencial en la gestión de bases de datos relacionales. Estos identificadores se asignan automáticamente a los registros cuando se insertan en una tabla, y su objetivo principal es garantizar que cada registro tenga un valor único y secuencial en el campo que actúa como clave primaria.

Conceptos básicos

Un identificador secuencial es un valor numérico que aumenta de manera automática con cada nuevo registro insertado en una tabla. Este campo se configura para que se incremente de forma predeterminada, sin necesidad de que el usuario o la aplicación que interactúa con la base de datos lo especifique. Esto simplifica el proceso de inserción de datos y asegura la integridad de los registros.

El mecanismo de autoincremento es común en sistemas de gestión de bases de datos como MySQL, SQL Server, PostgreSQL y Oracle. El funcionamiento básico implica que, al agregar un nuevo registro, la base de datos genera automáticamente un valor para el campo de la clave primaria, comenzando por un valor inicial definido (normalmente 1) y aumentando en incrementos fijos, generalmente de 1 en 1.

Ventajas de usar identificadores automáticos

1. Unicidad garantizada: La principal ventaja es que cada registro tiene un identificador único, lo que facilita la búsqueda y referencia de registros específicos. Esto elimina el riesgo de duplicación de claves, algo crítico para mantener la integridad referencial de la base de datos.
2. Simplicidad en la inserción de datos: Al generar automáticamente el valor de la clave primaria, se simplifica la inserción de nuevos datos, ya que los desarrolladores y usuarios no tienen que preocuparse por asignar manualmente un identificador único.
3. Mejoras en la indexación: Los identificadores secuenciales automáticos suelen mejorar el rendimiento de la indexación en la base de datos, ya que los índices asociados a las claves primarias se mantienen de forma ordenada y eficiente.
4. Referencias y relaciones: En bases de datos con múltiples tablas, el uso de identificadores secuenciales facilita la creación de relaciones entre tablas, mediante claves externas (foreign keys) que hacen referencia a las claves primarias autogeneradas.

Cómo se configuran y utilizan
En la mayoría de los sistemas de gestión de bases de datos, la configuración de un campo como identificador secuencial automático se realiza al definir la estructura de la tabla. Por ejemplo, en SQL se puede declarar de la siguiente manera:

En MySQL:

sql

CREATE TABLE usuarios (

    id INT AUTO_INCREMENT PRIMARY KEY,

    nombre VARCHAR(100)

);

En SQL Server:

sql

CREATE TABLE usuarios (

    id INT IDENTITY(1,1) PRIMARY KEY,

    nombre NVARCHAR(100)

);

En ambos casos, la base de datos se encarga de incrementar el valor del campo `id` de forma automática con cada inserción de un nuevo registro.

Consideraciones importantes

1. Secuencialidad y saltos en la numeración: En ciertos casos, si se eliminan registros o se produce un fallo en la inserción, pueden aparecer «huecos» en la secuencia de identificadores. Estos saltos no afectan la unicidad ni la integridad de los datos, pero es importante tener en cuenta que la secuencia puede no ser continua.
2. Límites de valores: El tipo de dato usado (por ejemplo, `INT`, `BIGINT`) define el rango de valores posibles. Para bases de datos que manejan grandes volúmenes de datos, es recomendable usar tipos de datos que soporten un mayor rango, como `BIGINT`, para evitar desbordamientos.
3. Cambios y ajustes: En algunas situaciones, los administradores de bases de datos pueden querer restablecer o ajustar el valor de inicio de los identificadores. Esto se puede hacer con comandos específicos como `ALTER TABLE` en SQL.

Uso en entornos de alta concurrencia

En bases de datos con múltiples usuarios realizando inserciones simultáneamente, el mecanismo de identificadores automáticos es robusto y evita conflictos, ya que la base de datos administra internamente los incrementos y garantiza la unicidad. Sin embargo, es importante que la configuración esté optimizada para evitar bloqueos o esperas prolongadas en entornos de alta carga.

Conclusión

El uso de identificadores secuenciales automáticos simplifica la gestión de claves primarias y contribuye a la integridad y eficiencia de una base de datos. Al permitir que la base de datos administre la generación de identificadores, se reduce la posibilidad de errores y se facilita la gestión de registros y relaciones entre tablas. Entender y utilizar adecuadamente este mecanismo es fundamental para el diseño y mantenimiento de bases de datos robustas y escalables.

Contadores automáticos gestionados por Quásar: un ejemplo práctico de serialización de facturas.

En Quásar, los contadores automáticos tienen un papel fundamental en la gestión y organización de los registros generados por los usuarios. Estos contadores permiten la identificación única de registros dentro de una serie específica, aportando claridad y estructura al flujo de trabajo. Si bien los contadores se utilizan en casi todos los registros administrados por los usuarios, hay excepciones en las que los identificadores se derivan automáticamente de registros superiores en la jerarquía, lo que les confiere un contador secuencial autogestionado. Estos casos particulares se analizarán en detalle más adelante.

Para ilustrar cómo funcionan los contadores en Quásar, es útil examinar el proceso de serialización de facturas, que es uno de los ejemplos más comunes y representativos de su uso.

Ejemplo de serialización de facturas

Cuando un usuario crea una factura en Quásar, el sistema asigna automáticamente un número de factura siguiendo la secuencia establecida por el contador de la serie correspondiente. Las facturas suelen agruparse en series que se identifican por criterios específicos, como el año, el tipo de cliente, la ubicación de la sucursal, la agrupación funcional de los conceptos que contiene, etc. Estas series ayudan a categorizar y organizar las facturas de forma lógica y efectiva.

Por ejemplo, supongamos que una empresa tiene diferentes series de facturación para cada año fiscal: “2023-A”, “2023-B”, etc. Al crear una nueva factura y seleccionar la serie “2023-A”, el contador de esa serie se activa y asigna el siguiente número disponible en la secuencia, como “2023-A-001”, “2023-A-002”, y así sucesivamente. Este proceso garantiza que cada factura en la serie tenga un número único, facilitando su identificación y consulta.

Los contadores gestionados por Quásar se configuran de forma flexible por parte del administrador de la aplicación. Esto permite establecer distintas reglas de numeración según las necesidades del negocio, como el prefijo y sufijo de la serie, el número de dígitos del contador y la posibilidad de reiniciar la secuencia al inicio de un nuevo período (por ejemplo, al comienzo de un nuevo año fiscal).

Cómo se gestiona el contadore de la serie

La asignación del número de factura es automática y no requiere la intervención manual del usuario, lo que reduce errores y asegura la integridad de la secuencia numérica. Una vez que el usuario selecciona la serie en la que desea emitir la factura, Quásar consulta el último número asignado en esa serie y genera el siguiente número en la secuencia. Esta automatización no solo mejora la eficiencia, sino que también permite que el sistema mantenga un control preciso y coherente sobre la numeración de las facturas.

Si se utiliza otra serie, como “2023-B”, el contador independiente de esa serie asignará el próximo número disponible en su propia secuencia, como “2023-B-001” o “2023-B-002”. Esta independencia de los contadores de cada serie permite a la empresa gestionar múltiples flujos de facturación sin conflictos ni confusiones.

Ventajas de los contadores automáticos en Quásar

• Reducción de errores humanos: La numeración automática minimiza la posibilidad de errores al asignar números de identificación a los registros.
• Claridad y organización: Las series y sus contadores facilitan la organización de documentos y permiten búsquedas rápidas y eficientes.
• Flexibilidad de configuración: El administrador puede ajustar las reglas de los contadores para adaptarse a las distintas políticas de la empresa, lo que permite personalizar la numeración de las facturas y otros registros.
• Independencia entre series: Cada serie tiene su propio contador, lo que asegura que las numeraciones no se mezclen entre diferentes tipos de documentos o categorías.

En conclusión, los contadores automáticos en Quásar son una herramienta poderosa que mejora la gestión y control de los registros de la aplicación. A través de ejemplos como la serialización de facturas, se puede apreciar cómo este sistema aporta estructura y eficiencia, permitiendo a los usuarios trabajar de manera ordenada y segura. Este tipo de automatización es clave para garantizar un manejo coherente y fiable de la información en cualquier entorno empresarial.

Ejemplo en la secuenciación de registros de personal

En Quásar, los contadores automáticos también tienen un papel crucial en la identificación y organización de registros de personal. Estos contadores garantizan que cada registro de empleado tenga un identificador único y fácil de gestionar, mejorando la organización interna de los recursos humanos. Similar a otros registros en los que se estructura la información de Quásar, los contadores de personal pueden configurarse para seguir criterios específicos y proporcionar flexibilidad al administrador de la aplicación.

 Cuando un administrador crea un nuevo registro de personal en Quásar, el sistema asigna automáticamente un número de empleado siguiendo la secuencia definida por el contador configurado. Esta numeración permite a la empresa identificar de manera única a cada miembro del personal y mantener un control claro y ordenado de los datos asociados a cada trabajador. Adicionalmente en Quásar, este identificador único de personal puede estar ligado a una cuenta de usuario, relación que se da cuando una persona de la empresa, que existe como registro de personal, además tiene acceso a Quásar como usuario, con su perfil y políticas de empresa que se le aplican.

Gestión de los contadores de personal en Quásar

El contador de registros de personal es completamente automático y se activa cada vez que se agrega un nuevo empleado al sistema. Cuando se selecciona el departamento u otra categoría a la que pertenecerá el nuevo empleado, Quásar consulta la base de datos para encontrar el último número asignado y genera el siguiente en la secuencia. Este proceso asegura que no haya duplicación de identificadores y que la numeración se mantenga consistente.

En este caso particular, la identificación secuenciada de empleados no se supedita a los departamentos como podríamos imaginar dado el ejemplo anterior de facturas supeditadas a una serie. En Quásar, el personal que pertenece a un departamento o servicio puede pertenecer también a otros, sin que ello suponga que hay que duplicar su registro, sino que existe una tabla que relaciona departamentos o servicios con las fichas de personal que está incorporado a ellos. Esto permite llevar una cadena secuencial única para el personal, sin depender de a qué departamento pertenece en un momento dado.

Ventajas de los contadores automáticos en los registros de personal

• Organización clara y precisa: La secuenciación automática permite un control eficiente de los registros de personal, haciendo que la identificación de empleados sea rápida y precisa.
• Gestión independiente de áreas: Cada departamento o categoría puede tener su propio contador, lo que facilita la administración de los empleados sin confusiones entre diferentes partes de la empresa por medio de una tabla de relación Departamento/Personas.
• Configuración flexible: El administrador tiene la capacidad de personalizar los contadores para que se adapten a las políticas y necesidades de la organización, lo que puede incluir prefijos específicos, reinicio de la numeración en periodos determinados, o ajustes en el número de dígitos.
• Reducción de errores: La numeración automática minimiza la posibilidad de errores manuales en la asignación de identificadores, garantizando que cada registro se mantenga único y seguro.

Consideraciones de seguridad y trazabilidad

Además de facilitar la organización, la asignación de identificadores automáticos en los registros de personal permite una mejor trazabilidad y control de los datos de los empleados. Cada identificador asignado puede estar vinculado a los registros de actividad y a las interacciones del empleado dentro de la aplicación, proporcionando una visión completa de su historial y participación en la empresa.

En conclusión, los contadores automáticos gestionados por Quásar son una herramienta eficaz para mantener la organización y el control de los registros de personal. Su capacidad para gestionar la numeración de forma automatizada y adaptable permite que la administración de los datos sea fluida y confiable, ofreciendo un entorno ordenado que facilita tanto el trabajo diario como la consulta de información histórica de los empleados.

En Quásar, los contadores automáticos son componentes esenciales que permiten la identificación única y secuencial de los registros gestionados en la aplicación. Estos contadores se organizan en dos tablas principales, cada una con un propósito específico: la definición general de los contadores y la caracterización de su funcionalidad y configuración dentro de la empresa.

1. Tabla de definición general de contadoresLa primera tabla está dedicada a la definición de los contadores en sí mismos. Cada contador en esta tabla se compone de los siguientes elementos:
   • Identificador: Un código único que distingue a cada contador de los demás.
   • Descripción: Un texto explicativo que detalla el uso o propósito del contador.
   • Tipología o modelo: La categoría a la que pertenece el contador, que puede ser definida por la empresa según sus necesidades específicas. Ejemplos de modelos incluyen albaranes, facturas generales, facturas rectificativas, personal, expedientes, clientes, historias clínicas y episodios asistenciales, entre otros.

   Esta tabla permite que la empresa organice y gestione los distintos tipos de contadores de manera centralizada, asegurando que cada modelo tenga un propósito claro y una definición adecuada para su aplicación en distintos procesos.

   En la figura vemos la ventana de mantenimiento de mantenimiento de la definición general de contadores.

   

   Observamos que el mecanismo para el mantenimiento de los registros es el normalizado en Quásar, donde la zona de comandos en la parte inferior de la ventana brinda todas las posibilidades de inserción, edición, eliminación e impresión.

2. Tabla de caracterización y funcionalidad de contadoresLa segunda tabla se encarga de asociar cada contador definido a sus características y funcionalidades específicas dentro de la empresa. Esta caracterización incluye varios elementos que permiten una configuración detallada y flexible de los contadores:
   • Prefijo principal: Una secuencia de caracteres al inicio del contador que aporta contexto o información adicional, como el año o el departamento.
   • Prefijo secundario: Un segundo prefijo opcional que puede usarse para mayor especificidad en la identificación de registros.
   • Sufijo principal: Una secuencia de caracteres que se agrega al final del contador para añadir detalles adicionales.
   • Sufijo secundario: Un sufijo adicional que complementa al principal y aporta más flexibilidad en la nomenclatura.
   • Valor actual principal: El valor del contador principal en este momento, que indica el identificador del último en la tabla en la que se asigna ese contador.
   • Valor actual secundario: El valor del contador secundario, si fuera pertinente, en este momento, que indica el identificador del último en la tabla en la que se asigna ese contador.
   • Ajuste numérico principal: El número de ceros que se rellenan por la izquierda en los identificadores principales.
   • Ajuste numérico secundario: El número de ceros que se rellenan por la izquierda en los identificadores secundarios.
   • Asociación a una serie contable: Vincula el contador a una serie contable específica, permitiendo la correcta categorización y seguimiento de registros como facturas, albaranes, clientes, proveedores, etc.
   • Estado de cerrado: Un indicador que muestra si el contador está activo o si ha sido cerrado, evitando su uso en nuevos registros.

El sistema de contadores en Quásar es altamente adaptable y permite a la empresa configurar cada contador según sus necesidades operativas y administrativas. Por ejemplo, un contador asociado a facturas podría incluir un prefijo que indique el año (“2023-”) y un sufijo que identifique el tipo de factura (“-GEN” para facturas generales). Esto da como resultado números de factura como “2023-001-GEN” o “2023-002-GEN”.

De forma similar, en el caso de los registros de personal, se podría configurar un contador con un prefijo que indique Alguna tipología (“Pers-”) y un ajuste numérico que incremente automáticamente con cada nuevo registro de empleado, generando identificadores como “Pers-001”.

Ventajas de los contadores gestionados por Quásar

• Flexibilidad y personalización: La empresa puede definir y adaptar los contadores para que se alineen con sus procesos internos y necesidades administrativas.
• Organización y control: Cada contador está diseñado para aportar orden y estructura a los registros, facilitando la gestión y el seguimiento.
• Automatización confiable: Los contadores se gestionan de forma automática, minimizando errores humanos y asegurando una identificación única de cada registro.
• Seguridad en la numeración: Los estados de cerrado y los ajustes numéricos permiten un control adicional sobre el uso y la validez de los contadores, previniendo su uso inapropiado o accidental.

En resumen, a todo lo expuesto, los contadores de Quásar son herramientas robustas que permiten a las empresas mantener una gestión ordenada y precisa de sus registros. La combinación de una definición clara y una caracterización detallada proporciona un sistema versátil que se adapta a las necesidades cambiantes de la organización.

En la figura vemos la ventana de gestión de los contadores asociados a la empresa.

Es importante que la gestión de contadores en Quásar se realice con un entendimiento claro de su función y de las posibles consecuencias de cualquier modificación. Los administradores deben:

• Evitar cambios innecesarios: Solo realizar modificaciones en los contadores si existe una justificación sólida y se ha evaluado el impacto en los registros existentes.
• Mantener la integridad de los datos: Asegurarse de que cualquier ajuste o modificación mantenga la coherencia y la integridad de los datos de la empresa.
• Documentar los cambios: Registrar todas las modificaciones realizadas en los contadores para que quede un historial claro que permita rastrear las decisiones y entender los cambios futuros.